In de laatste maanden van het jaar duikt bij veel HR-afdelingen dezelfde vraag op: wat mag er eigenlijk onbelast naar medewerkers, bijvoorbeeld voor een kerstpakket? Het antwoord zit in de werkkostenregeling, kortweg de WKR. In dit artikel leggen we het kort en begrijpelijk uit, met een praktijkvoorbeeld, zodat je met een gerust hart iets moois voor je team kunt regelen.

Wat is de WKR?

Met de werkkostenregeling mag je als werkgever een deel van je totale loonsom onbelast besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel. Dat deel heet de vrije ruimte. Blijf je daarbinnen, dan betaal je er geen belasting over. Denk aan een kerstpakket, een attentie, een personeelsfeest of een cadeaukaart.

Vrije ruimte versus gerichte vrijstellingen

Naast de vrije ruimte bestaan er ook zogenoemde gerichte vrijstellingen, voor zaken als reiskosten, een telefoon of studiekosten. Die vallen buiten de vrije ruimte om en hebben dus geen invloed op wat er voor je kerstpakket overblijft. Een kerstpakket of cadeau valt niet onder die gerichte vrijstellingen en gaat dus wel in de vrije ruimte. Dat onderscheid is belangrijk, want het bepaalt hoeveel je nog kunt besteden aan je eindejaarsgebaar.

Valt een kerstpakket in de vrije ruimte?

Ja. Een kerstpakket is het klassieke voorbeeld van iets dat je in de vrije ruimte onderbrengt. Hetzelfde geldt voor veel andere attenties en cadeaus voor je team, en ook voor een personeelspas met kortingen. Het is dus belangrijk om te weten hoeveel vrije ruimte je nog hebt voordat je iets toezegt.

Hoeveel vrije ruimte heb je?

Het percentage van de vrije ruimte wordt jaarlijks vastgesteld en verschilt per schijf van de loonsom: over de eerste loonsom geldt een hoger percentage dan over het deel daarboven. Omdat dit elk jaar kan veranderen, kun je het beste met je actuele cijfers rekenen. Op de voor-HR pagina staat een rekenhulp die je vrije ruimte snel in beeld brengt.

Een voorbeeld uit de praktijk

Stel, na een berekening blijkt je vrije ruimte voor dit jaar 5.000 euro te zijn. Je hebt al 2.000 euro besteed aan een personeelsuitje en een paar attenties gedurende het jaar. Dan blijft er nog 3.000 euro over voor je eindejaarsgebaar. Verdeel je dat over bijvoorbeeld 30 medewerkers, dan heb je zo'n 100 euro per persoon om onbelast te besteden. Zo weet je precies waar je aan toe bent. (De bedragen zijn een illustratie; reken met je eigen cijfers.)

En als je eroverheen gaat?

Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever een eindheffing van 80 procent over het bedrag dat eroverheen gaat. Dat is niet per se een ramp, maar het is wel iets om bewust in te plannen, zeker als er eind van het jaar meerdere extra's samenkomen zoals een feest, attenties en een pakket.

Tips om je vrije ruimte slim te benutten

  • Houd gedurende het jaar bij wat je al in de vrije ruimte stopt, zodat je in december niet voor verrassingen staat.
  • Kijk of kosten misschien onder een gerichte vrijstelling vallen, dan sparen die je vrije ruimte.
  • Overweeg een besteding die het hele jaar waarde geeft in plaats van alleen in december.

Slim besteden: voordeel dat doorloopt

Een kerstpakket is eenmalig. Je kunt diezelfde ruimte ook inzetten voor iets waar je team het hele jaar van profiteert, zoals een personeelspas met kortingen. Lees hoe dat werkt in kerstpakket alternatief.

Let op: dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies. De exacte percentages en regels kunnen per jaar wijzigen. Overleg bij twijfel met je boekhouder of raadpleeg de Belastingdienst.